La productividad empresarial se refiere a la cantidad de bienes y servicios que una empresa es capaz de producir en base a sus recursos. Es habitual confundir este concepto con el de “rentabilidad” que mide el rendimiento financiero de una empresa. Son ideas diferentes, sin embargo, sí que es cierto que existe una relación estrecha entre los dos términos: si una empresa es productiva podrá generar mayores ingresos en menos tiempo y conseguir así más margen de beneficio para el negocio.
En este artículo te hablaremos de metodologías ágiles y automatización, dos estrategias clave para la transformación digital y que tienen un impacto directo sobre la productividad. Cada día son más las empresas que deciden utilizarlas para gestionar sus tareas de forma eficiente y obtener mejores resultados. ¿Sabes en qué consisten realmente?
Metodologías ágiles para impulsar la productividad empresarial.
Las metodologías ágiles son un conjunto de enfoques para la gestión de proyectos que buscan maximizar la productividad empresarial mediante el uso de equipos autosuficientes y flexibles.
El concepto surgió a finales de la década de los ’70 del siglo pasado en el entorno de los desarrolladores de software quienes se percataron de que ante a los rápidos avances tecnológicos era necesario implementar una nueva metodología de trabajo para acelerar los tiempos de desarrollo. Esta inquietud culminó en el año 2001 con la publicación del Manifiesto Agile tras una reunión con los CEO de las principales empresas tecnológicas del momento. En este manifiesto se propuso un modelo de mejora para lograr el mayor rendimiento posible de los recursos disponibles de la empresa y, al mismo tiempo, promover la capacidad de trabajo de los desarrolladores implicados en los proyectos.
Dos décadas después tenemos estudios que afirman que la adopción de procesos ágiles puede incrementar la productividad hasta un 47%. Gracias a estas herramientas es posible alcanzar un ritmo de desarrollo más rápido, mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y aumentar el nivel de satisfacción del cliente final.
Son especialmente útiles para abordar desafíos de alto nivel de complejidad y rapidez, por ejemplo, el desarrollo de software tecnológico. Aunque, como veremos a continuación, pueden integrarse en empresas de todos los sectores.
Las mejores herramientas para agilizar procesos.
Las metodologías ágiles proponen una forma innovadora de organizar los flujos de trabajo (por ejemplo, dividir los proyectos en varias fases). También abogan por el uso de herramientas colaborativas para mejorar la productividad y acelerar los tiempos de desarrollo.
Algunas de las metodologías ágiles más empleadas para llevar a cabo un proyecto con éxito son las siguientes:
- Interacción rápida: consiste en utilizar ciclos cortos de desarrollo para entregar un producto viable en menos tiempo. Esto incluye, por ejemplo, incrementar gradualmente la funcionalidad del producto, mejorar la calidad del software y construir equipos multiplataforma. Gracias a estas medidas es posible optimizar el tiempo de lanzamiento de un producto.
- Programación ágil: en este marco de trabajo todo el equipo colabora de manera coordinada para obtener resultados rápidos. Un ejemplo es el método Kanban en el que se utilizan tarjetas visuales con diferentes estados (pendiente, en proceso, terminado) para monitorear el desarrollo de un proyecto. Herramientas de gestión como Trello o Asana utilizan el método Kanban.
- Ciclo de vida en espiral: es una metodología ágil que divide el proceso de desarrollo en pequeños pasos. Esto reduce los riesgos ya que detener el desarrollo en determinado momento no tendría repercusiones graves sobre el proyecto. De esta manera podemos integrar mejor cada elemento nuevo y proporcionar al equipo mayor control sobre el desarrollo del producto.
- Sprints: es un concepto tomado del mundo del deporte. Los sprints son periodos de trabajo intensivo enfocados a alcanzar un objetivo específico. Crean un ambiente de trabajo motivador que se refleja en la productividad del equipo, ya que todos los miembros implicados en la tarea deben pensar de forma estratégica para lograr los mejores resultados.
Ventajas de las metodologías ágiles para el desarrollo de proyectos.
Acabamos de mencionar cuáles son algunas de las principales metodologías ágiles empleadas en el desarrollo de proyectos. A continuación, te resumiremos sus ventajas:
- Flexibilidad: las metodologías ágiles permiten a los equipos reaccionar con rapidez ante cualquier cambio que surja en el proyecto.
- Acelerar los tiempos de desarrollo: los procesos se dividen en etapas para conseguir resultados rápidos.
- Objetivos claros: creamos marcos de trabajo con objetivos claramente definidos. Así se reduce la cantidad de tiempo perdido debido a la confusión de qué hacer.
- Mejor comprensión de los requisitos: en un entorno ágil los requisitos cambian constantemente y los equipos deben mantenerse actualizados. Esto fomenta un entendimiento mejor de los requisitos específicos del proyecto, lo que a su vez conduce a la creación de un producto de alta calidad.
- Satisfacción del cliente: las metodologías ágiles se enfocan principalmente en entregar valor al cliente. Priorizan la colaboración entre el cliente y los trabajadores para asegurar un rápido tiempo de entrega y un buen servicio.
- Gestión de calidad: podemos monitorear mejor los avances y hacer un buen seguimiento de la calidad del producto durante todo el proceso, en lugar de hacerlo al final del mismo.
- Reducir costes: por último, cuando gestionamos las tareas de forma eficiente, las posibilidades de error se reducen al mínimo. De esta manera evitamos que parte de la inversión se destine en pérdidas.
Automatizar procesos para mejorar la productividad empresarial.
Algunas empresas gestionan su información de forma descentralizada y esto a su vez incrementa las tareas manuales y el tiempo que se dedica a cada actividad. La automatización de procesos consiste en hacer uso de la tecnología para gestionar toda la información relevante y llevar mejor un control sobre los datos y procesos, incluyendo los flujos de trabajo y los recursos que se destinan a cada actividad.
Las empresas pueden implementar la automatización en áreas específicas del negocio o en todos sus procesos. Las principales ventajas de usar este tipo de herramientas son:
- Ahorrar tiempo y recursos.
- Reducir las tareas manuales.
- Mejorar la toma de decisiones.
- Mejorar la calidad de los productos y servicios que se ofrecen.
- Eliminar los errores humanos.
- Facilitar la innovación.
- Aumentar la productividad empresarial y la eficiencia operativa.
¿Cómo integrar los procesos de automatización en la empresa?
La automatización incluye tecnologías como el procesamiento de datos, el uso de aplicaciones de software, la integración de sistemas o la robótica.
Antes de integrar cualquier tipo de automatización en la empresa es importante analizar los procesos para tener una visión clara y objetiva del negocio. Por ejemplo, podemos mapear los procesos internos para ver cuáles son ineficaces y pueden mejorarse. Aquí es importante preguntarse cosas como:
- ¿Necesitan los empleados consultar varias fuentes de información de manera recurrente?
- ¿Realizan tareas duplicadas o innecesarias?
- ¿Qué procesos son interrumpidos por la falta de personal cualificado en la empresa?
Una vez que damos con los “problemas” podemos elegir las mejores soluciones. Recuerda que la automatización de procesos debe introducirse de manera gradual y que conviene comenzar por las tareas manuales y repetitivas, por ejemplo, la entrega de producto al cliente final. Aquí tendría mucho sentido utilizar un software de gestión de equipos y tareas como MyMov para agilizar los flujos de trabajo y tener toda la información centralizada.
Las mejores herramientas para automatizar procesos.
Algunas de las herramientas y tecnologías en las que nos podemos apoyar para automatizar procesos son:
- Inteligencia Artificial (IA): sirve para realizar tareas complejas como el reconocimiento de patrones o el análisis predictivo.
- Robótica: nos ayuda a automatizar las tareas más tediosas y repetitivas. Esto puede reducir el tiempo necesario para completar los trabajos, mejorando la productividad de la empresa y su eficiencia operativa.
- Workflow: utilizar procesos de flujo de trabajo (workflows) digitales en lugar de manuales, ayuda a evitar los cuellos de botella y muchos errores humanos.
- Internet de las Cosas (IoT): se utiliza para recopilar datos sobre los procesos. Esto permite que el personal de operaciones tome decisiones informadas y basadas en objetivos.
- Mensajería Instantánea: es muy útil para responder a las preguntas de los clientes de manera rápida y precisa, y reducir los costes laborales.
Por último, recuerda que buena parte del éxito al hacer estos cambios consiste en crear una cultura de la automatización dentro de la empresa. Trata de que tus empleados se sientan a gusto y hazles entender que el uso de estas tecnologías no afectará a sus puestos de trabajo, pero son imprescindibles para el crecimiento de la empresa.
Lo ideal es contratar los servicios de una empresa especializada en transformación digital que pueda formar al equipo de profesionales y buscar las mejores soluciones para mejorar la productividad empresarial.
