No hay duda de que la logística de última milla es la etapa más compleja y costosa de toda la cadena de suministro. A la presión sobre los tiempos de entrega y el precio elevado del combustible, se unen también otros factores como el aumento de los envíos urgentes o las regulaciones de los ayuntamientos que restringen la actividad de los vehículos de carga/ descarga a determinadas franjas horarias. En este contexto, los KPI de última milla se presentan como una solución eficaz para abordar los desafíos actuales de las empresas de logística.
¿Qué son los KPI?
Los KPI (Key Performance Indicator) son herramientas que permiten medir el desempeño y saber si se están cumpliendo los objetivos de rendimiento de la empresa.
Ofrecen información muy valiosa a los gestores de flotas que les permiten tomar decisiones informadas y detectar posibles fallos en la cadena de suministro.
El matemático británico Lord Kelvin decía que “lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar”. Dicho de otro modo, para mejorar antes debemos definir unos objetivos y tener indicadores claros que nos permitan saber si se están cumpliendo o no.
Diferentes tipos de KPI.
Los KPI en logística se centran en diferentes áreas de la cadena de suministro: almacenamiento, distribución, transporte, etc. Pero atendiendo al tipo de objetivo podemos diferenciar:
- KPI de rendimiento: evalúan si se están cumpliendo las actividades programadas por la empresa.
- KPI de productividad: comprueban si se están alcanzando los objetivos fijados por la empresa en un periodo de tiempo determinado.
- KPI de utilización: gracias a estos indicadores podemos tener una idea clara de cómo se utilizan los recursos disponibles.
Los KPI más importantes para medir el desempeño logístico de última milla.
Un error que cometen con frecuencia las empresas es inventarse nuevos KPI. Antes de perder el tiempo con estos experimentos, conviene centrarse primero en aquellos indicadores que ya han sido probados.
En logística de última milla los más importantes serían:
Entrega a tiempo/ OTD (On Time Delivery)
Mide la puntualidad de las entregas o el número de pedidos entregados dentro del plazo acordado con el cliente.
Es importante establecer un objetivo de entrega realista y no comprometerse con plazos que difícilmente se cumplirán.
La planificación de las rutas de reparto y el monitoreo en tiempo real de las entregas son una buena forma de identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas. También puedes incentivar a tus empleados cuando alcancen este objetivo. Los incentivos pueden mejorar hasta un 44% el rendimiento y el compromiso laboral dentro de la empresa.
Pedido completo/ OTIF (On Time, In Full)
Mide el porcentaje de entregas que se realizan a tiempo y con la totalidad de los productos solicitados.
Mientras el KPI OTD se enfoca exclusivamente en la puntualidad, este otro indicador evalúa tanto la puntualidad como la integridad del pedido.
Tiempo de ciclo de pedidos/ OCT (Order Cycle Time)
Mide el tiempo transcurrido desde la realización de un pedido hasta que se entrega al cliente. Nos permite conocer la eficiencia y velocidad en el proceso de entrega.
Las empresas deberían monitorear este KPI para detectar cuellos de botella en la cadena de suministro, optimizar las rutas de reparto y, en última instancia, acelerar la entrega de pedidos.
Es importante tener en cuenta que el OCT suele variar según la naturaleza del negocio. En sectores como el comercio electrónico los plazos de entrega suelen ser más cortos mientras que otras empresas pueden permitirse plazos de entrega más flexibles.
Coste de entrega por paquete/ CPP (Cost per Package Delivered)
Mide los costos asociados a cada paquete en el proceso de entrega. Implica tener en cuenta los gastos relacionados con el transporte, combustible, salario de los trabajadores y mantenimiento de la flota, entre otros.
Todos estos gastos se suman y se dividen entre el número de entregas realizadas. Así se obtiene el coste promedio por paquete. Si este es muy elevado se pueden poner en marcha estrategias de reducción de costos o mejoras en la eficiencia operativa.
Tasa de consumo de combustible/ FTR (Fuel Consumption Rate)
El consumo de combustible representa uno de los mayores desafíos operativos de la logística moderna.
Este KPI se calcula dividiendo el volumen total de combustible utilizado en un periodo de tiempo determinado entre la distancia recorrida.
Un FTR bajo indica un gasto eficiente de combustible y puede lograrse a través de diferentes estrategias como la optimización de rutas, la planificación de cargas, el mantenimiento de los vehículos o la formación de los conductores en técnicas de conducción más eficaces.
Por otra parte, monitorear y optimizar el gasto de combustible no sólo ayuda a reducir los costos operativos de las empresas, también es una forma de luchar contra la contaminación ambiental promoviendo prácticas más sostenibles y amigables con el planeta.
Desviación de kilometraje/ MDV (Mileage Deviation)
Compara el número de kilómetros planificados con el número de kilómetros recorridos. La diferencia o variación obtenida es un indicador de eficiencia en la planificación de rutas. Una desviación significativa podría indicar problemas como diseño de rutas sub-óptimas, desconocimiento del terreno o tráfico imprevisto.
Es importante que las empresas no pasen por alto estos datos ya que si se conducen más kilómetros de los que se habían planeado, esto tendrá una repercusión en los costes de combustible y mantenimiento de los vehículos.
Para medir la desviación de kilometraje tendremos que utilizar una app con módulo de enrutamiento que haga seguimiento de los camiones en tiempo real utilizando la tecnología GPS.
Número de paradas/ NS (Number of Stops)
Mide el número total de entregas o paradas realizadas en un periodo de tiempo definido.
Para medir este KPI se utiliza un TMS o software especializado en logística.
Si bien un número importante de paradas es un indicador de buena productividad para la empresa, debemos mantener también un equilibrio para no sacrificar la calidad del servicio.
Entregas fallidas/ UD (Unsuccessful Deliveries)
Mide el número de entregas que no se pudieron completar con éxito debido a diferentes razones como direcciones incorrectas o ausencia del destinatario.
Una tasa elevada de entregas fallidas puede indicar problemas en la planificación de las rutas o errores en el momento de recopilar los datos del cliente.
Una buena forma de reducir este porcentaje es ofrecer ventanas de entrega flexibles y enviar notificaciones instantáneas sobre el estado de los envíos.
Número de paquetes perdidos o dañados/ LPD (Lost or Damaged Packages)
Este KPI contabiliza la cantidad de paquetes que se han perdido o dañado o dañado durante el proceso de envío.
Es importante llevar un control de estos datos ya que los problemas con los paquetes tienen un impacto negativo en la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
Para calcular el LPD dividiremos el número total de paquetes dañados o extraviados entre el número total de paquetes entregados en el mismo periodo. El resultado se expresa como porcentaje.
La reducción del LPD es un objetivo común para muchas empresas de logística, tanto por evitar una mala experiencia del cliente como por el gasto adicional en la reposición de la mercancía dañada. Es necesario poner en marcha medidas preventivas como usar el embalaje adecuado, manipular con cuidado los paquetes y hacer seguimiento en cada una de las etapas de la cadena de suministro. Además, también es importante atender con respuestas rápidas las reclamaciones de los clientes.
Tiempo de inactividad del conductor/ DIT (Driver Inactivity Time)
Es el lapso de tiempo en el que los conductores no están trabajando activamente o el vehículo está parado debido a retrasos, pausas, atascos en la carretera, etc.
El tiempo de inactividad puede hacer que las entregas se retrasen, pero hay algunas cosas que podemos probar para reducir este parámetro como usar un sistema de geolocalización con GPS para conocer la ubicación exacta de los conductores y hacer un seguimiento en tiempo real de los pedidos.
Además, los software utilizados en gestión logística de última milla suelen tener un sistema de mensajería integrado que permite a los gerentes de flotas ponerse en contacto con los conductores y estar al tanto de cualquier problema que pueda surgir en la carretera.
Debemos tener en cuenta que los tiempos de inactividad también son necesarios para permitir el descanso y la seguridad de los trabajadores, y están recogidos en las regulaciones laborales.
¿Cómo medir los KPI relevantes para logística de última milla?
Sería imposible medir todos estos KPI que acabamos de mencionar sin utilizar software especializado.
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Estos datos se organizan en métricas claras, lo que facilitas su interpretación. Incluso podemos compararlos con otros datos históricos para ver una evolución a lo largo del tiempo y comprobar si las estrategias implementadas se traducen en un aumento del rendimiento y la productividad.
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