¿Tu equipo de atención al cliente no para de recibir llamadas y correos electrónicos de clientes que preguntan por el estado de sus pedidos? Hoy en día los compradores en línea no se conforman simplemente con esperar a que lleguen sus paquetes. Quieren saber en todo momento dónde están sus pedidos haciendo un seguimiento en tiempo real. Además, les gustaría conocer la hora aproximada de entrega y recibir actualizaciones si se presenta algún retraso. En una época donde las tendencias de consumo se inclinan claramente hacia la experiencia de cliente, ofrecer la mayor transparencia es clave para el éxito de tu negocio. Si no tienes esto en cuenta, perderás mercado frente a tus competidores.
Pero el seguimiento en tiempo real no es tan sólo una forma de ofrecer un valor añadido a tu servicio. Además, es una poderosa herramienta para que empresas como la tuya logren ser más eficientes y obtener mayores rendimientos. Permite, por ejemplo, saber de forma inmediata la ubicación exacta de los vehículos, optimizar las rutas de reparto y hacer entregas más rápidas.
Para realizar un seguimiento eficaz de las rutas de reparto, se utilizan diferentes tecnologías como sistemas de GPS integrados y un software de gestión de flotas en la nube.
Ventajas de hacer un seguimiento en tiempo real de las entregas.
Hacer un seguimiento en tiempo real de las rutas de reparto es clave para satisfacer las demandas del cliente actual, pero también tiene beneficios en el lado operativo del negocio, por ejemplo, aumentar la eficiencia del servicio, proteger los bienes en tránsito y mejorar la visibilidad en la cadena de suministro.
Aquí te resumimos sus principales ventajas:
- Aumenta la productividad: podrás identificar posibles áreas de mejora en la cadena de suministro y tomar decisiones informadas. Por ejemplo, saber el motivo de los retrasos en las entregas ayuda a los administradores de flotas a comprender por qué los conductores no cumplieron con los plazos previstos y a evitar que estas situaciones se repitan en un futuro.
- Optimiza el enrutamiento: con un software de seguimiento de flotas en tiempo real puedes reducir los tiempos de inactividad y el tiempo invertido en la planificación manual de las rutas logísticas. También es posible aplicar un plan de contingencia si se presentan imprevistos (áreas de alto tráfico, cierres de carreteras, condiciones climáticas adversas…) y optar por rutas mejores y más rápidas. Todo esto se traduce en un aumento de la productividad al limitar al máximo el número de entregas lentas y fallidas.
- Mejora la seguridad de los conductores y reduce el riesgo de sufrir accidentes o robos: gracias a la tecnología GPS puedes detectar comportamientos de conducción inseguros y corregirlos.
- Costos operativos más bajos: el seguimiento en tiempo real permite prever circunstancias que podrían dar lugar a la interrupción del servicio o a las entregas fallidas. Por ejemplo, informar a los clientes de que su paquete está apunto de llegar, reduce los gastos relacionados con el “destinatario ausente”. También puedes evitar un gasto innecesario de combustible identificando a los conductores que exceden los límites o que realizan demasiadas paradas.
- Mejora la satisfacción del cliente: las empresas que implementan un sistema de rastreo de flotas basado en GPS experimentan un aumento del 54 % en los niveles de satisfacción de sus clientes. Estos cuentan con poder rastrear cada movimiento de sus pedidos y despejar sus dudas si se presenta alguna demora.
¿Qué tecnologías se utilizan para hacer un seguimiento en tiempo real de los pedidos?
En realidad, la tecnología que hace posible el rastreo y localización de los pedidos no es una tecnología única, sino que se compone de varias tecnologías.
GPS (Sistema de Posicionamiento Global)
Permite determinar la ubicación geográfica de un objeto o persona en tiempo real.
Debido a la gran expansión de teléfonos inteligentes equipados con capacidades de GPS asistido (A-GPS) se ha creado un nuevo mercado de servicios basados en la geolocalización.
Las empresas de transporte y logística utilizan el GPS para monitorear sus flotas de vehículos. Los dispositivos móviles de los conductores mapean automáticamente sus coordenadas registrando sus progresos en la ruta. Si se cae el servicio por alguna razón o se pierde la cobertura, el GPS continuará mapeando tan pronto como el teléfono se vuelva a conectar, sin necesidad de iniciar sesión manualmente. Esto permite optimizar las rutas, conocer el desempeño de los conductores y controlar la cantidad de combustible.
Identificación por radiofrecuencia (RFID)
Es una tecnología de seguimiento que funciona mediante señales de radio. Las etiquetas RFID están equipadas con una antena que envía y recibe señales de radio para rastrear la ubicación de un objeto. Gracias a ellas podemos saber cuándo llega o sale un artículo del almacén, su ubicación en el momento de hacer una consulta y la llegada al punto de reparto.
Sistemas de Información Geográfica (SIG)
Son un conjunto de tecnologías que permiten capturar, almacenar, analizar y visualizar datos geoespaciales. Ayudan a crear mapas digitales interactivos combinando la información espacial con datos alfanuméricos.
Los SIG están compuestos por varias capas de datos geográficos. Por ejemplo, en los planificadores de rutas con mapas integrados, se utilizan los datos vectoriales que representan características geográficas como carreteras o edificios mediante líneas, puntos y polígonos.
Códigos QR
Los códigos QR (Quick Response) son códigos bidimensionales que almacenan información en un formato de matriz de puntos.
Estos códigos son escaneados por un dispositivo móvil con una aplicación integrada para la lectura de códigos QR.
A diferencia de otras tecnologías de rastreo, al utilizar códigos QR no hay una capacidad de seguimiento pasivo. En otras palabras, el código QR no puede recopilar información del dispositivo móvil sin el consentimiento del usuario. Sin embargo, una vez que el usuario escanea el código QR, el contenido enlazado sí puede tener tecnologías de seguimiento como cookies o píxeles de seguimiento que pueden recopilar información del usuario y su dispositivo. En este sentido, es similar en algunos aspectos a la comunicación de campo cercano (NFC) ya que necesita un escaneo de proximidad y puede utilizarse una vez que el usuario abre una aplicación.
NFC
Al igual que la tecnología RFID utiliza ondas de radio para la transmisión de datos. Eso, si la tecnología NFC tiene un rango de comunicación mucho más corto que la tecnología RFID.
NFC permite la lectura y escritura de etiquetas inteligentes. Está convenientemente integrada en la mayoría de teléfonos actuales Android o Apple y esto facilita su uso en una gran variedad de aplicaciones para pagar o emitir boletos. En un software de gestión logística de última milla, se podría utilizar, por ejemplo, para verificar que una entrega se ha realizado correctamente o para registrar información de los paquetes (su contenido destino y fecha de entrega). Esto permite a los gestores de flotas tener un mejor control y seguimiento de los paquetes a lo largo de todo el proceso logístico.
Balizas BLE
Aunque no es la tecnología más utilizada en logística, las balizas BLE (Bluetooth Low Energy) se están volviendo bastante populares, en especial, en lugares donde la conectividad de datos es escasa.
Además, las balizas BLE se pueden utilizar también para monitorear la temperatura de los productos durante el transporte (algo muy importante en el caso de alimentos, perecederos o medicamentos).
¿Cómo elegir una solución de seguimiento de entregas en tiempo real para mi empresa?
Al elegir un sistema de seguimiento de entregas las empresas deben analizar sus necesidades comerciales para saber qué tipo de funciones debería ofrecer la plataforma.
Algunas de las más importantes podrían ser:
- Accesibilidad: si los conductores deben acceder a los datos de entrega en cualquier momento, es importante que la aplicación sea accesible desde diferentes dispositivos móviles y actualice sus datos en tiempo real.
- Alertas y recordatorios automáticos: permiten hacer una mejor planificación de la ruta en tiempo real y aplicar modificaciones si se presenta algún imprevisto.
- Prueba electrónica de entrega: la obtención del comprobante es una parte esencial del proceso de entrega. Las aplicaciones móviles utilizadas para el seguimiento de paquetes en tiempo real permiten al repartidor escanear un código y capturar firmas electrónicas o tomar fotografías de los paquetes entregados, todo desde el mismo dispositivo móvil.
- Disponibilidad de datos históricos: sería muy deseable que el software utilizado para la gestión logística de última milla tenga una función de historial que permita a los empleados acceder a la información histórica de los pedidos. Es una buena forma de responder consultas o resolver disputas de los clientes.
- Integración con otros sistemas: idealmente, un software de seguimiento de entregas debe integrarse fácilmente con otras soluciones existentes, como los ERP o los CRM.
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