Un TMS (Transport Managment System por sus siglas en inglés) es un software que ayuda a las empresas a planificar, optimizar y tramitar todo lo relacionado con el transporte de mercancías, desde la realización de un pedido hasta su entrega final.
A raíz de la creciente demanda de operaciones comerciales relacionadas con la venta online, las empresas de logística y distribución han estado buscando la manera de gestionar con rapidez sus envíos. Desde hace algún tiempo, los TMS se presentan como una de las soluciones más útiles en la gestión de la cadena de suministro. A día de hoy, el 98% de las grandes empresas utilizan un TMS en sus procesos logísticos y, en el caso de las pequeñas empresas el porcentaje es ya del 83%.
¿Qué empresas necesitan un TMS?
Los TMS son útiles para empresas que necesitan despachar y recibir mercancías con regularidad. Por ejemplo:
- Fabricantes
- Distribuidores
- Empresas de comercio electrónico
- Empresas del sector retail (minoristas)
- Proveedores de servicios logísticos (LSP)
¿Cuáles son sus funciones?
Los TMS suelen incluir funcionalidades como la planificación de rutas, la gestión de carga, la optimización de la flota, el cálculo de los costos y la gestión de los documentos necesarios para el transporte.
Su objetivo principal es mejorar la eficiencia de las operaciones logísticas y asegurarse la satisfacción del cliente.
Además, un TMS puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y normativas relacionadas con el transporte.
Echemos un vistazo más de cerca a algunas de sus funciones principales.
- Planificación de la carga: una mala planificación puede provocar retrasos significativos en la entrega al no haber vehículos o repartidores suficientes. Un TMS utiliza la IA y algoritmos genéticos para establecer las mejores rutas teniendo en cuenta el número de vehículos disponibles o el tipo de carga. También administra el flujo de trabajo y todo el papeleo involucrado en la gestión de la carga, como los contratos con transportistas autónomos y la licitación de la carga.
- Ejecución de la carga: ejecuta las principales acciones de gestión de carga, incluyendo la reserva de envíos con los transportistas.
- Seguimiento de la carga: podemos monitorear todo el proceso de entrega en tiempo real, desde que el paquete sale del almacén hasta su destino. Por ejemplo, podríamos realizar procesos de confirmación de carga o checklist de unidad/ carga/ conductor.
- Medición: los TMS generan reportes de manera automática que nos permiten conocer al detalle el rendimiento del servicio. Podemos exportar estos datos a un sistema de ERP o a una plataforma de inteligencia comercial (BI) para su análisis.
- Funciones administrativas: las áreas de transporte y logística generan una cantidad considerable de papeleo. Las transacciones B2B de empresa a empresa, el cumplimiento de la normativa y las auditorías son algunas tareas recurrentes que requieren el envío y gestión de documentos. Un TMS con herramientas de facturación y pago, automatiza parte de este trabajo ahorrando tiempo y reduciendo el margen de error.
¿Cuáles son sus beneficios?
Cualquier empresa relacionada con la cadena de suministro puede ser más eficiente y productiva utilizando un software de gestión logística.
El beneficio más importante de emplear un TMS en la gestión de los procesos logísticos es que nos permite planificar mejor cualquier aspecto relacionado con el envío de mercancías. Por ejemplo, podemos decidir el volumen de carga en función de la flota disponible, organizar viajes en varios tramos para ahorrar combustible y poner en marcha otras estrategias orientadas a reducir gastos en el transporte, mejorar la calidad del servicio y los tiempos de entrega.
Obviamente, todas estas medidas influyen en la satisfacción del cliente y en una revalorización de la marca.
Además, al unificar toda la información en un solo lugar y automatizar tareas recurrentes como llamadas, correos electrónicos o búsqueda de documentación en papel, se ahorra muchísimo tiempo y se evitan errores humanos que podrían ocasionar retrasos.
¿Cómo funciona un TMS?
Un TMS funciona como parte del sistema de gestión de la cadena de suministro. Para que tenga un funcionamiento fluido y eficiente debe estar conectado con otros sistemas (ERP, SGA, CRM…); de esta forma se producirá un intercambio de datos preciso.
Normalmente, los pedidos ingresan automáticamente a través de un ERP (software de planificación de recursos empresariales).
Otra pieza clave son los SGA (sistemas de gestión de almacén) que coordinan toda la actividad que ocurre en el almacén como el control de inventario, la paletización de mercancías y la programación de mano de obra.
La integración de estos tres sistemas (ERP + SGA + TMS) hace posible una gestión más eficiente en el procesamiento de los pedidos al compartir aquellos datos y documentos que son necesarios para entregar el producto al cliente dentro del plazo señalado.
El ERP maneja la contabilidad, la facturación de la empresa y la gestión de pedidos. Por otra parte, el SGA ayuda a administrar las tareas de envío y recepción de mercancías el almacén o centro logístico. Procesa los datos del inventario que obtiene de los lectores de códigos (RFID) y envía esta información al sistema ERP sincronizándose en tiempo real.
A su vez, el ERP genera la información sobre los pedidos que necesita el TMS para preparar los envíos (nombre, dirección del destinatario, especificaciones del paquete, etc.). El TMS también devuelve información al ERP (por ejemplo, los costos del envío o el número de seguimiento). De esta forma, la empresa puede llevar una contabilidad interna en tiempo real y mejorar la gestión de los envíos.
Algunas veces, los TMS se integran con un CRM para que los departamentos de ventas y atención al cliente puedan informar a los compradores sobre la situación de los paquetes.
Tecnologías emergentes y evolución de los TMS.
Como acabamos de mencionar, el crecimiento del E-Commerce fue uno de los motivos que impulsó la demanda de este tipo de soluciones logísticas. Pero la evolución de los TMS no se entiende sin el desarrollo de tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la IoT.
La IoT (Internet de las Cosas) hace posible que la conectividad y los sensores sean ahora menos costosos que hace algunos años. Esto significa que podemos recopilar más datos en tiempo real (ubicación de los vehículos, condiciones de carga, etc.). Además, las mejoras en la conectividad también permiten que los TMS estén disponibles en dispositivos móviles como tablets o smartphones.
Por otra parte, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático brindan nuevas posibilidades de diagnóstico y predicción en los TMS: saber con mayor exactitud el tiempo de un envío, recordar mantenimientos preventivos, optimizar la capacidad de carga de los vehículos o prever la congestión vehicular en determinados puntos de la ruta de reparto.
Algunos analistas consideran también que las aplicaciones más prometedoras del blockchain tendrán lugar en la cadena de suministros ya que esta tecnología permite que todos los operadores ejecuten transacciones y compartan información de manera segura. Se podría utilizar en muchas actividades como la gestión de documentos, facturas, contratos, etc.
Los TMS Cloud son el futuro.
Como la mayoría de los sistemas de software empresarial, los TMS comenzaron como sistemas locales “on premise”, pero esta solución se contemplaba como demasiado costosa y poco efectiva. Normalmente la compañía tenía que disponer de servidores propios en sus instalaciones y cada vez que era necesario actualizar el software o solucionar problemas, un técnico debía presentarse en las oficinas. Todas estas circunstancias hacían que el sistema fuera caro y lento, pero algunos años después aparecieron los TMS (Cloud) en la nube como un software de servicio (SaaS).
Gracias a la tecnología Cloud, los TMS se volvieron accesibles también para las pequeñas y medianas empresas que pudieron aprovechar los beneficios de incorporar un software de gestión a la cadena de suministro sin necesidad de tener servidores propios.
Otras ventajas de los TMS en la nube frente a los tradicionales:
- Son mucho más flexibles. Se integran fácilmente con otros sistemas centralizando la información y adaptándose a las necesidades de cada empresa.
- Se actualizan automáticamente sin necesidad de llamar a un técnico.
- Tienen una curva de aprendizaje moderada. Requieren de menos horas de capacitación para aprender a usarlos.
- No tienen costos adicionales por actualización, solamente se paga una tarifa mensual o anual.
- Debido a que su precio es mucho menor y a que son accesibles en lo que respecta al aprendizaje, el retorno de inversión es más rápido.
Un software de gestión en la nube como MyMov cuenta con todas estas ventajas y, además, se puede usar desde cualquier lugar con conexión a Internet. Tus transportistas podrán abrir la aplicación allí donde estén y comunicar con rapidez cualquier problema relacionado con los envíos.
Conclusión
A pesar de las interrupciones temporales en la cadena de suministro que se vivieron durante la pandemia, en 2023 las tendencias de mercado apuntan a una creciente globalización. En este escenario, tecnologías como los TMS desempeñarán un importante papel para que grandes, medianas y pequeñas empresas puedan alcanzar sus objetivos de productividad.
Según explica la consultora Gartner, la mayor parte del crecimiento en el mercado de los TMS viene de ofertas en la nube. Muchas son empresas nuevas, pero también hay una parte importante de empresas ya estaban familiarizadas con un TMS local y que decidieron migrar su sistema a la nube para abaratar costos y ser más eficientes.
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