La mejor forma de administrar una flota es adoptar un enfoque proactivo y basado en datos. En este sentido, las herramientas tecnológicas son imprescindibles para que las empresas de logística y transporte de mercancías puedan hacer frente a los retos actuales del mercado: reducir costos, mejorar la eficacia del servicio y la seguridad en carretera. En este artículo explicaremos qué es una app para la gestión de flotas, cómo funciona y cuáles son sus módulos y funciones principales. También te hablaremos de las tendencias más actuales en la industria de transportes.
¿Qué es una app para la gestión de flotas?
Es un software diseñado específicamente para administrar toda la información disponible sobre la flota: número de vehículos, conductores, gasto en combustible, gastos de mantenimiento, etc.
Con todos estos datos crea informes y gráficos detallados, que permiten a los gestores de flotas tomar mejores decisiones, maximizar el uso de sus recursos y desarrollar estrategias que mejoran la productividad del negocio.
A su vez, estas aplicaciones forman parte de una tecnología más amplia llamada “telemática de flotas” y que se aplica a todo tipo de tráfico, desde los camiones de carga y mercancías hasta el transporte de pasajeros.
En la telemática de flotas se utilizan dispositivos electrónicos instalados en los vehículos, con sensores de velocidad, GPS o detectores de combustible. Estos dispositivos envían sus datos en tiempo real a la app, utilizando la red de telefonía móvil.
Los datos recopilados pueden incluir todo tipo de información sobre la ubicación del vehículo o el estilo de conducción. Por ejemplo, se puede saber la velocidad, el rendimiento del motor, el estado de los frenos y también si se producen problemas o situaciones de emergencia como un accidente.
¿Cómo se utiliza?
Para hacer un seguimiento de la flota en tiempo real sólo es necesario que los conductores descarguen la aplicación en su teléfono móvil y activen su ubicación. Esto permite al gestor de flotas rastrear los movimientos y el lugar exacto donde se encuentran los vehículos en un mapa de coordenadas. También es posible detectar cuando comienza y termina un viaje y eventos de la conducción como frenazos bruscos y exceso de velocidad.
Una vez que se configura la aplicación, el seguimiento se ejecuta silenciosamente en segundo plano sin distraer al conductor, mientras sigue registrando datos de ubicación y rendimiento.
¿Cuáles son los módulos principales de una app para la gestión de flotas?
Las funciones principales de estas aplicaciones son:
Módulo de enrutamiento
Proporciona al gestor de flotas actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación de los camiones, los kilómetros recorridos y la duración de las paradas, etc.
Es probablemente la característica más importante de este tipo de aplicaciones ya que saber dónde están los vehículos, ayuda a responder las preguntas de los clientes sobre el estado de sus pedidos.
Para usar esta función es necesario instalar una baliza de localización GPS (también se puede acoplar un sistema de radiofrecuencia para continuar con el seguimiento en áreas con poca señal como túneles).
Los gestores de flotas pueden observar estos datos y hacer modificaciones en vivo o utilizarlos para crear estrategias de optimización de rutas.
Módulo de control de combustible
Gestionar de forma eficaz el suministro de combustible es vital para cualquier empresa que se dedica al transporte de mercancías.
Existen muchos desafíos en este terreno como el aumento vertiginoso del costo, por kilómetro recorrido o el robo de combustible. Una app de gestión de flotas puede ayudar a monitorear también este gasto. Podrás supervisar la cantidad de combustible que queda en el depósito y crear estrategias para optimizar el consumo.
El uso y registro de tarjetas de combustible también ayuda a llevar un mejor control. De esta forma los administradores de flotas pueden detectar fácilmente compras no autorizadas y establecer restricciones en cada tarjeta.
Módulo de conducción
Permite detectar hábitos indeseables como exceso de velocidad, frenazos bruscos, etc.
Para obtener estos datos mide la fuerza g con un acelerómetro integrado.
Módulo de mantenimiento
Permite programar mantenimientos preventivos de la flota y establece alertas si se detecta un mal funcionamiento.
Módulo de envíos
Gestiona los pedidos y las entregas de mercancía teniendo en cuenta cuestiones como la optimización de carga (en función del peso y del volumen), mejorando así la eficiencia logística.
Módulo de seguridad
Protege a los conductores enviando alertas en tiempo real sobre el estado de la carretera o el clima. También puede analizar accidentes y generar informes sobre riesgos potenciales.
Beneficios de utilizar una app para la gestión de flotas.
Una app para la gestión de flotas es una solución muy versátil para las empresas ya que:
- Garantiza el mayor rendimiento de la flota.
- Automatiza tareas complejas como el enrutamiento.
- Mejora de la seguridad del conductor.
- Proporciona información en tiempo real de la ubicación de los vehículos.
- Disminuye el tiempo de conducción y optimiza las rutas de entrega.
- Monitorea el consumo de combustible.
- Analiza el comportamiento de los conductores en la carretera.
- Programa tareas de mantenimiento preventivo y ayuda a mantener en buen estado los vehículos de la flota.
- Envía alertas preconfiguradas, avisando a los conductores de cualquier imprevisto.
- Crea informes sobre rutas anteriores, comparando el rendimiento de cada vehículo. Esto permite a los gestores de flotas planificar sus viajes de manera más eficiente.
Todas estas mejoras tienen un impacto visible en la productividad. Por ejemplo, dentro del sector Delivery muchas empresas utilizan ya estas aplicaciones para hacer un seguimiento de las entregas en tiempo real y mejorar la experiencia de sus clientes. Un caso conocido es el de Uber Eats que antes de implementar un sistema de gestión de flotas móviles estaba luchando contra las entregas lentas y altos costos en mano de obra y combustible. Una vez implementados los cambios, pudieron reducir la mano de obra un 15 % y los tiempos de entrega un 20 %. El ahorro total de combustible fue del 5%.
¿Cuáles son las tendencias actuales en la industria de logística y transportes para la gestión de flotas?
La industria de logística y transportes está entrando de lleno en la Era del Internet de las Cosas (IoT). Como dijimos al comienzo de este artículo, cada día se analizan más datos y el análisis predictivo es más seguro y fiable.
En los próximos años se espera que las apps para la gestión de flotas se centran más en hacer un buen seguimiento del estilo de conducción para mejorar la seguridad en la carretera y reducir el consumo innecesario de combustible. Esta monitorización se apoyará en medidas de comunicación cada vez más efectivas entre los conductores y los gestores de flota.
La otra gran tendencia se refiere al uso de servicios de computación en la nube (SaaS). Estas apps ofrecen soluciones altamente personalizadas para empresas de cualquier sector, y una descarga de datos más veloz. Poco a poco, los dispositivos móviles se convierten en las principales herramientas para controlar los vehículos de la flota.
Ya para concluir, no podemos olvidarnos de la preocupación por el medioambiente. La conciencia ambiental llega a la industria de los transportes y a día de hoy las empresas están mucho más comprometidas en reducir su huella de carbono priorizando al máximo el ahorro de combustible.
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